Mein Workflow in der Ausbildung: KI als Organisationspartner

9. Oktober 2026 · 6 Minuten Lesezeit

Im letzten Beitrag habe ich gezeigt, wie meine Ordner aufgebaut sind. Heute zeige ich, was darin jeden Tag passiert. Wenn ich es genau nehme, ist das mein ganzer Workflow: vom Arbeitsblatt bis zum Lernzettel. Ich habe ihn mir in etwa zwei Monaten nebenbei aufgebaut und seitdem immer weiter verbessert. Er läuft bis heute zuverlässig.

Die meisten machen es so

Eine Lehrkraft gibt uns ein Arbeitsblatt oder ein Fallbeispiel zu einem neuen Thema. Die meisten lesen es, markieren etwas und heften den Zettel in ihren Ordner. Das ist völlig in Ordnung. Bei mir sieht es anders aus.

Schritt 1: Einordnen und scannen

Zuerst schaue ich, zu welcher CE und zu welcher CTE Einheit das Blatt gehört. Dann öffne ich auf meinem MacBook den passenden Ordner, und das könnt ihr in meinem vorherigen Beitrag als Bild sehen. Ich sage dem MacBook, dass ich ein Dokument scannen möchte, und dann öffnet sich die Kamera meines iPhones. Ich scanne Seite für Seite, bis alles drauf ist. Dabei ist es egal, ob es eine Seite ist oder zehn und ob ich alles in einem Dokument haben will oder auf zwei Dateien aufteile.

Sobald ich fertig bin, liegt eine unbenannte neue Datei in dem Ordner. Ganz einfach, ohne Magie.

Schritt 2: Benennen, damit ich es in zwei Jahren noch finde

Das dauert etwa zehn Sekunden. Ich benenne die Datei mit der passenden CE und CTE, dann kommt das Thema oder die Überschrift. Wichtig ist mir, dass der Name aussagekräftig ist und wichtige Schlagwörter enthält, zum Beispiel Prophylaxen oder den Namen einer Krankheit. So finde ich die Datei später über die Suche wieder, auch wenn ich nicht mehr weiß, in welchem Unterricht wir es besprochen haben.

Schritt 3: Bearbeiten wie auf Papier, nur digital

Zum Öffnen klicke ich im Finder auf das Dokument. Dann markiere ich Stellen oder füge Text hinzu. Wer schon mal ein MacBook hatte, weiß, was ich meine. Wer es nicht weiß, darf mir gern eine Mail schreiben, dann erkläre ich es in einem eigenen Beitrag. Das ist wichtig, denn damit bearbeite ich alle Unterlagen, die ich von der Schule bekomme.

Was bei mir automatisiert läuft

Jetzt kommt der Teil, der mir am wichtigsten ist. Ich habe mit der KI einiges automatisiert. Nein, sie erledigt nicht meine Aufgaben. Sie unterstützt mich dabei, mehrere Schritte zu organisieren, zu strukturieren und sich Dinge zu merken.

Ein Beispiel: der Arbeitsauftrag zu Prophylaxen

Ich bekomme einen Arbeitsauftrag zu Prophylaxen. Ich öffne Thieme I care und suche das Thema. Wenn wir Arbeitsblätter dazu bekommen haben, nutze ich auch die, um mir Informationen herauszusuchen. Immer erst selbst arbeiten.

Wenn der Zettel weitgehend ausgefüllt ist und ich alles so verstanden habe, dass ich es erklären und Beispiele nennen kann, lasse ich die KI darüber schauen. Sie sucht mir dazu Quellen. Dafür habe ich klare Vorgaben gemacht: nur wissenschaftlich bestätigte Quellen wie S3 Leitlinien oder PDFs von Universitäten, so wie es auch unsere Vorgaben verlangen. Die KI gibt sie mir aus, aber sie bearbeitet das Blatt nicht. Das bleibt meine Bearbeitung, und das ändert sich auch nicht.

Die gefundenen Quellen legt die KI automatisch in Zotero ab. Dort kann ich die wichtigen Stellen markieren und nachlesen. Das Suchen spart mir die Vorgabe, die ich gemacht habe. Das Nachlesen und Prüfen nimmt mir aber niemand ab, und das soll auch so sein.

Gleichzeitig liegt alles in Obsidian. Das muss man sich selbst aufbauen, aber danach läuft es automatisiert. Mein Mailprogramm, alle Dateien im Finder und mein Google Drive sind ebenfalls verbunden. Alles, was ich schreibe oder speichere, kann die KI lesen und sichten.

So bereite ich mich auf Klausuren vor

Eine Sache vorweg, weil sie mir sehr wichtig ist: Wenn die Vorgabe lautet, dass bei einer Abgabe nichts mit KI erstellt werden darf, dann mache ich alles von Hand, und fertig. Dann nutze ich höchstens Zusammenstellungen für mich selbst, aber nichts, was ich abgebe, ist mit KI erstellt.

Zur Vorbereitung gebe ich meiner KI einen Prompt, zum Beispiel: „Gib mir alle Sachen zum Thema XYZ aus und erstelle mir einen Lernzettel dafür. Nimm nur meine Dateien, nichts aus dem Internet.“ Die KI baut mir daraus einen Lernzettel aus meinen Unterlagen, aus Obsidian und aus meinen eigenen Mitschriften. Das sind alles Quellen, die ich selbst gelesen und gelernt habe. Deshalb kann ich immer nachvollziehen, woher eine Aussage kommt, und mich darauf verlassen.

Was mir das bringt

Das hört sich vielleicht kompliziert an, oder jemand denkt, dass es gar nicht so viel ist. Wer aber versteht, was im Hintergrund alles läuft, für den ist das eine Menge. Nach meiner eigenen Einschätzung nimmt es mir in der Schulzeit mindestens fünf Stunden Arbeit pro Woche ab, bei viel Arbeit auch zehn. Diese Zeit nutze ich, um mir Sachen beizubringen, die mir Spaß machen.

Ich kann auch alles ohne Technik machen, falls es mal nötig ist. Aber ich finde es interessant zu sehen, wie lange manche für Dinge brauchen, die man einfach automatisieren könnte. Ideen habe ich so viele, dass ich sie gar nicht so schnell umsetzen kann. Aber sie kommen.

Was ich daraus mitnehme

• Erst selbst lesen und verstehen, dann die KI als Organisationspartner nutzen.
• Die KI bearbeitet meine Aufgaben nicht, sie sucht Quellen, sortiert und merkt sich Dinge.
• Quellen mit klaren Vorgaben suchen lassen und trotzdem selbst nachlesen und prüfen.
• Bei Abgaben ohne KI wird alles von Hand gemacht.
• Automatisierungen sollte man verstehen, bevor man sie baut.

Wie es weitergeht

Ich überlege, eine PDF Anleitung dazu zu machen, also keine Schritt für Schritt Anleitung, sondern den groben Ablauf. Wer sich Automatisierungen baut, sollte sie verstehen. Es bringt nichts, wenn ich sie für euch erstelle und ihr nicht wisst, was ihr eingeben und prompten müsst, damit die KI das macht, was ihr wollt.

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